Holbewoners in de groepschat

Holbewoners in de groepschat

Maandagochtend. Je opent je mail met zevenenveertig ongelezen berichten terwijl in Teams ook het nodige staat te wachten, verdeeld over kanalen waar je vorige week stilletjes aan toegevoegd bent. Ergens in die stroom zit een bestand dat definitief_v3_echt_nu_final.docx heet, en je weet nu al dat er na de lunch een v4 overheen komt. Je hebt nog geen koffie op en je voelt de dag al aan je trekken. Al die berichten lijken te zeggen dat je iets mist, dat je achterloopt, dat je sneller moet. Alleen vraag je je af of dat eigenlijk wel waar is.

We werken innig langs elkaar heen

We hebben meer manieren om elkaar te bereiken dan ooit. Teams voor het werk, WhatsApp voor het snelle, mail voor het officiële en daartussendoor nog een handvol kanalen die niemand echt kan bijhouden. Je zou denken dat we elkaar daardoor beter begrijpen, maar in de praktijk gebeurt vaak net iets anders.

Je brein is in tienduizenden jaren nauwelijks veranderd. Het stuk van jou dat die zevenenveertig berichten moet verwerken, is hetzelfde stuk dat ooit moest inschatten of de beweging in de struiken een stamgenoot was of een roofdier. We zijn gebouwd voor een kleine groep mensen die we kenden, voor gezichten en stemmen op dezelfde plek. En nu zitten diezelfde stamgenoten als naampjes in een lijstje met een statusbolletje ernaast. De afstand die dat creëert merkt niemand aan één bericht, maar in de continue stroom gebeurt er stiekem een hoop.

Je brein is geen recorder

We doen graag alsof we informatie gewoon opnemen en weer afspelen, maar in de praktijk zijn we een stuk minder onfeilbaar dan we zelf denken. Je brein blijkt een voorspellingsmachine die de hele tijd gokt wat er komen gaat en de werkelijkheid aanvult met wat het verwacht en interpreteert naar het eigen wereldbeeld.

Psycholoog Daniel Kahneman liet zien dat we eigenlijk met twee systemen tegelijk denken: één dat razendsnel en associatief werkt en één dat langzaam en analytisch is. Het snelle systeem reageert op beelden, toon en verwachting. Het heeft al een oordeel klaar voordat het trage systeem ook maar is opgestart. Het vervelende is alleen dat er bij elk bericht dat je leest een hoop verwachting, stemming en aanname meekomt die de afzender nooit heeft opgeschreven. Zo lees jij soms een verwijt waar de ander een vraag bedoelde.

De paradox is dat de overload aan berichten je precies daar houdt. Veertig notificaties per dag – en we weten allemaal dat het er vaak meer zijn – laten nauwelijks ruimte meer voor het langzame systeem. Je scant, reageert en gaat door zonder dat Systeem 2 er ook maar aan te pas komt.

Zodra mensen begonnen op te schrijven wat ze elkaar ook een keer face-to-face vertelden, ontstond hetzelfde gat. De Bijbel en de Koran zijn duizenden jaren lang uitgelegd, herlezen en bevochten, juist omdat een tekst losraakt van degene die hem schreef en een eigen leven gaat leiden in het hoofd van wie hem leest. Wat jij opschrijft wordt bij de ander zijn verhaal, niet meer het jouwe.

Ik heb het zelf vaak genoeg meegemaakt. Als iemand niet op tijd reageerde of langzamer dan ik wilde, concludeerde ik al snel dat mijn vraag niet belangrijk genoeg was, terwijl de ander waarschijnlijk gewoon druk was en er verder niet bij stilstond.

Maar ik stond ook aan de andere kant. Als directeur-eigenaar stuurde ik ooit een mail met de mededeling: “Je hoeft er nu niks mee.” Wat ik bedoelde als ontlasting, kwam aan als een signaal dat er iets groters speelde. De ontvanger bracht een deel van zijn werkdag door met puzzelen over wat ik eigenlijk bedoelde, terwijl ik de mail allang vergeten was.

Autonoom en verbonden

Volgens Deci en Ryan hebben mensen drie dingen nodig om gemotiveerd te blijven in hun werk: het gevoel dat ze hun eigen werk sturen, dat ze ergens goed in zijn en echte verbondenheid met de mensen om hen heen.

Asynchrone communicatie ondergraaft dat alles ongemerkt. Je hebt geen grip op wanneer de ander reageert, dus van sturen is weinig sprake. Je weet niet of je boodschap is overgekomen zoals je hem bedoelde, waardoor je blijft gissen of je het goed hebt gedaan. En bestaande verbondenheid brokkelt langzaam af.

En nu?

Je hoeft niet te stoppen met appen of mailen. Het helpt al als je bij een gevoelige boodschap je toon er even bij zet; één zinnetje context scheelt de ander een hoop giswerk. Merk je dat een gesprek begint te schuren, pak dan de telefoon. Twee breinen die synchroon met elkaar in gesprek zijn, lossen in twee minuten op waar tien appjes alleen maar olie op het vuur gooien. En als een bericht verkeerd valt, gun jezelf dan de vraag of jij misschien iets invult wat er helemaal niet staat.

We zijn allemaal holbewoners, maar wel holbewoners die inmiddels veel beter weten hoe hun brein werkt. Dat is te mooi om ons van af te laten leiden.

Blog door Peter Ros
Auteur van o.a. “Zullen we nu weer aan het werk gaan”
Spreker over Samenwerken
Ondernemer in Digitale Fitheid