En dan ineens vergadert iedereen digitaal

Door Rob de Haas ‘Making the world a better meeting place’ – Expert op het gebied van vergaderen en zakelijke creativiteit en schrijver van het boek ‘Ongewoon Goed Vergaderen’ en is een internationale autoriteit op het gebied van Creatieve Meeting Design en Meeting Efficiency. Leer meer van Rob de Haas tijdens zijn Webinar Effectief en energiek digitaal vergaderen.

Iedereen uit de comfortzone

In deze turbulente tijd staat één ding staat vast: corona heeft een nieuw vergadertijdperk ingeluid. Iedereen uit de vergader-comfortzone, omdat het niet anders kan. Dat vraagt een adequate actie op de korte termijn, niet alleen voor de crisisteams maar ook juist voor de teams en processen die het hart van de ‘normale’ organisatie vormen.

Elk medium zien als een vergaderruimte met eigen mogelijkheden

Iedereen werkt nu voornamelijk vanuit huis. Elke organisatie kiest voor bepaalde technologie om het digitaal vergaderen te faciliteren. Afhankelijk van de mate van interactie kies je het medium. Bij deze keuze kun je onderstaande uitgangspunten gebruiken.
a. Email: een-op-een uitwisseling van informatie en individuele feedback
b. Chat: check-in grote groepen (dagstart) en eenvoudige Vraag-Antwoord ronde
c. Telefoon: eenvoudige informatie-uitwisseling + check-in grote groep
d. Video-conferencing: discussie en dialoog rond belangrijke thema’s

Nieuwe werkelijkheid, ander vergadergedrag noodzakelijk

Om het coronavirus te bestrijden moeten we nu ons gedrag flink aanpassen: de anderhalve meter-regel, extra handen wassen en niet samenscholen in grote groepen. Eigenlijk heel snel doen we dat massaal. Zo ook vraagt thuiswerken flinke aanpassingen van ons. Een belangrijk onderdeel hiervan is het digitaal overleggen en vergaderen. De situatie dwingt ons nu om ons vergadergedrag flink aan te passen, want vergaderen zoals in het voor-Coronatijdperk gaat ons snel uitputten en vervelen.

Hieronder bespreek ik een aantal gedragscodes die hun waarde bewezen hebben voor effectief en energiek digitaal vergaderen. Bespreek ze met je team, kies er twee uit, en probeer ze eens uit.

• Installeer jezelf 10 minuten voor aanvang van het overleg. De leider installeert zich
  15 minuten vooraf, zodat zij/hij iedereen kan verwelkomen. Je kunt deze tijd
  beschouwen als inlooptijd waarin er ruimte is voor een kort praatje met elkaar.
• We beginnen en eindigen op tijd. Iedereen kan zich hier vanuit thuis goed op instellen. Als leider van de vergadering begin je dan ook op de afgesproken tijd. Laatkomers hebben zich hardop te melden. Rond altijd op tijd af. Indien je voorziet dat je uitloopt, meld dit en bespreek met de groep hoe je dit aanpakt.
• Voor elke reactie vermeld je je naam. Bij bellen met meerdere mensen werkt het goed om eerst jouw naam te noemen voordat je spreekt. Hiermee voorkom je dat we met zijn allen moeten gaan raden wie ‘ikke’ is. Maar ook bij video-conferencing kan dit erg handig zijn.
• Iedereen spreekt. We zorgen ervoor dat iedereen aan het woord komt. Als je de vergadering leidt, houd een lijstje van de deelnemers bij de hand, waarop je aankruist of je iedereen hebt gehad bij de besluitvorming. Extra aandacht voor de meer Introverte mensen is belangrijk, zodat ook zij het gevoel hebben dat ze gehoord worden.
• We voeren 1 gesprek. Iedereen blijft bij de les en doet mee. Dat betekent ook dat je als leider van het overleg regelmatig ‘een rondje’ doet, waarin je iedereen bewust het woord geeft om zijn mening te geven, of om antwoord te geven op een hele gerichte vraag.
• We voeren discussies met maximaal zes tot acht mensen. Uit onderzoek blijkt dat we bij meer deelnemers afhaken en andere dingen gaan doen. Als het vergaderteam toch veel groter is, rouleer dan met actieve en passieve deelname aan het debat.
• We knippen uitvoerige discussies en besprekingen op in onderdelen van 10-15 minuten. Op die manier kan iedereen de bespreking gemakkelijker volgen. Zo’n indeling van de discussie zou de volgende volgorde kunnen hebben:
  • Stap 1: Verkennen van probleem of situatie
  • Stap 2: Verbreden door vanuit verschillende invalshoeken naar de situatie te kijken
  • Stap 3: Prioriteiten en conclusies
  • Stap 4: besluiten en acties
• De check-in en check-out doen we gezamenlijk. Zeker nu is het belangrijk om persoonlijke aandacht te hebben. Tijdens de check-in kun je daarvoor ruimte maken door te starten met de vraag: “Hoe zit je er vandaag bij?” Zeker in deze voor iedereen bijzondere tijd maken mensen nieuwe, mooie maar ook lastige en moeilijke dingen mee.

Praktische tips voor digitaal vergaderen

Voorbereiding

• Verstuur tijdig de uitnodiging voorzien van een agenda met: locatie (welk medium), begin- en eindtijd, rollen (wie doet wat), onderwerp, beoogde opbrengst van de bespreking, ingeschatte tijd, relevante stukken
• Bij plannen van de meeting, beperk het aantal discussiepunten tot maximaal twee, drie, die in maximaal. 1,5 uur te bespreken zijn. Overweeg anders de vergadering op te knippen in meerdere momenten.

Uitvoering

• Laat iedereen inloggen/inbellen met naam en locatie (zeker bij overleg met externen)
• Start met de eigenaar van het agendapunt uit te nodigen zijn standpunt toe te lichten.
• Zorg voor input van iedereen: noteer wie je gehoord hebt, en wie (nog) niet.

Afronding

• Check bij besluitvorming met consensus per deelnemer akkoord/niet akkoord en zorg
  dat je iedereen gehoord hebt.
• Laat verslaglegger de bespreking samenvatten met de belangrijkste besluiten en acties.
• Publiceer besluiten en acties direct na afloop.

© Rob de Haas, 2020

Rob de Haas is expert op het gebied van vergaderen en zakelijke creativiteit en schrijver van het boek Ongewoon Goed Vergaderen en een internationale autoriteit op het gebied van Creatieve Meeting Design.