Stappenplan: Zo organiseer je een succesvol webinar

Stappenplan: Zo organiseer je een succesvol webinar

Wat begon als een mysterieus virus in China is inmiddels uitgegroeid tot een virus dat de hele wereld in de ban heeft. Iedere branche wordt hard geraakt, zo ook de evenementenbranche. Vanwege het coronavirus Covid-19 zijn alle live evenementen tot 1 juni 2020 niet meer toegestaan. Gelukkig is er een uitstekend alternatief: het webinar.

Steeds meer van onze klanten ontdekken dat zij zo hun doelgroep toch nog op een effectieve én interactieve manier kunnen bereiken. Hierdoor kunnen onze sprekers blijven doen wat ze het liefste doen: mensen inspireren en kennis overdragen.

Maar hoe organiseer je eigenlijk een succesvol webinar? Het goede nieuws is dat dit helemaal niet zo moeilijk is. Om je alvast op weg te helpen hebben we een handig stappenplan opgesteld.

VOORBEREIDING

1. Doelstelling

Denk goed na WAT en WIE je precies wil bereiken met een webinar. Dit heeft namelijk effect op het onderwerp van het webinar, welke spreker hierbij het beste past, maar ook de interactie(vormen) én de tijd en dag van de uitzending. Stel daarnaast ook meetbare doelen op. Bijvoorbeeld: hoeveel kijkers wil je trekken? Wanneer ben je tevreden? Heb je dit allemaal helder, dan rol je een stuk sneller door de vervolgstappen heen.

2. Dag en tijdstip

Stel vast op welke dag én tijdstip jouw publiek aan het webinar kan deelnemen. Wil je het tijdens de lunchpauze organiseren, of juist in de avond, als de kinderen op bed liggen en jouw doelgroep dus ongestoord het webinar kan volgen?

3. Content

A) Zorg ervoor dat je een helder onderwerp hebt – Hoe relevanter het onderwerp is voor je doelgroep, hoe groter de kans is dat jouw doelgroep zich inschrijft. En nog belangrijker: het webinar daardoor ook echt blijft kijken.

B) Kies een passende spreker. Wij kunnen jou hierin uiteraard in adviseren. Veel van onze sprekers zijn gewend om te spreken voor een camera en weten daardoor dat presenteren voor een webinar heel anders is dan presenteren voor een groep mensen. Zij passen hun presentatie-slides waar nodig aan. Zo zullen ze extra aangevuld worden met stellingen, vragen, video’s, polls en enquêtes om de interactie met jouw doelgroep te stimuleren. De inhoud van het webinar bespreken jullie vooraf.

C) Bepaal de duur van het webinar – Onderzoek heeft uitgewezen dat de aandachtsspanne van deelnemers aan webinars maximaal 56 minuten bedraagt. Wij adviseren een maximale lengte van 45 minuten. Ons advies is om elke 5 minuten een interactiemoment in te lassen.

D) Overweeg een webinar-host – Een webinar-host zorgt voor een sterke en herkenbare introductie van het webinar. Dit kan je bijvoorbeeld zelf doen als ‘insider’ of iemand van de organisatie die achter het initiatief van de inspiratiesessie zit. De host leidt het gesprek en zorgt voor een effectieve interactie met de deelnemers. Hierdoor kan de spreker zich volledig richten op zijn presentatie.

4. Apparatuur en software

Deelnemers hebben weinig nodig: een device met internet is al voldoende. Als webinarorganisator kan je het ook redden met een computer met internet en webcam, maar wil je het écht professioneel aanpakken, kies dan ook voor een externe camera, microfoon, belichting en snel internet. Tip: gebruik geen WiFi, want dat kan labiel zijn en zorgen voor vertraging of uitval. Sluit dus je internetkabel direct aan op de computer. Veel gebruikte webinarsoftware zijn: Zoom, Demio, Google Hangout en Vimeo.

Veel van onze sprekers hebben al ervaring met webinar-programma’s en kunnen hier gezamenlijk met jou mee aan de slag. Uiteraard kan de spreker in overleg ook overschakelen naar een webinar-programma van jullie voorkeur.

5. Proefdraaien

Draai proef in de echte situatie, zoals die tijdens de uitzending zal zijn. Dan test je ook het script, de timing (duur), de techniek, de belichting en de internetverbinding.

6. Communicatie/promotie

Creëer een landingspagina en een registratieformulier. Maak ook eventueel visuals die helpen om het webinar te branden en extra aandacht te genereren om zo het webinar te verkopen.

Promoot het vervolgens zoveel mogelijk op kanalen waar je doelgroep ook te vinden is, met een boodschap die hen aanspreekt. Is het voor een selecte club, bijvoorbeeld voor alleen jouw collega’s? Zorg in dat geval voor een duidelijke, maar korte uitnodiging per e-mail met een duidelijke knop om in te loggen. Stuur eventueel een reminder kort voor de start van het webinar. En schrik niet: de meeste aanmeldingen komen pas op de laatste momenten binnen.

IT’S SHOWTIME: HET WEBINAR

7. Aankleding

Voor de spreker (en eventuele host) geldt: trek geen kleding aan met streepjes of ruiten, dat werkt storend op beeld. Tip: gebruik als achtergrond bijvoorbeeld een banner van je merk. Zorg dat de microfoon niet tegen de kleding van de spreker aankomt, want dan kraakt het geluid.

8. Wees minimaal 2 uur van tevoren aanwezig op de opnamelocatie.

Zo is er voldoende tijd om een laatste oefensessie te doen (de studio, trainingszaal of bij de spreker thuis) en met een gerust gevoel live te gaan.

AFTER WEBINAR

9. On demand beschikbaar maken

Het grote voordeel is dat een webinar eenvoudig op te nemen is en on demand gedeeld kan worden. Het webinar kan vanaf 5 minuten na de live uitzending op elk moment worden teruggekeken, het is gemakkelijk aan te bieden en kennis blijft bewaard. De link kan je in een aparte mail of post publiceren.

deSpreker.nl kan jou hierin ontzorgen

Ben jij op zoek naar de mogelijkheden om jouw evenement toch te laten doorgaan? Aarzel dan niet en neem contact met ons op via 072 – 750 74 22 of via [email protected]. Wij bespreken graag de mogelijkheden met je en zorgen er samen voor dat jouw evenement door kan gaan. Bekijk hier alvast een selectie van onze sprekers die al ruim ervaring hebben met het verzorgen van webinars.