Stop met “draagvlak creëren” als er niets te kiezen valt

Stop met “draagvlak creëren” als er niets te kiezen valt

“Ik laat m’n medewerkers er nog even over meepraten, zodat we wat draagvlak creëren.”

Ik hoor deze zin vaak. En ik snap waar hij vandaan komt: leiders willen zorgvuldig zijn, mensen meenemen, gedoe voorkomen.

Alleen: als er feitelijk niets te kiezen valt, is “meepraten” geen betrokkenheid. Het is schijnparticipatie. En dat voelen mensen haarfijn aan.

Wat je dan krijgt, is geen draagvlak. Je krijgt:

• cynisme: “het besluit is toch al genomen”,
• weerstand, openlijk of onderhuids,
• sabotagegedrag: men gaat vertragen, er is passief verzet of ‘ja zeggen, nee doen’.

De oplossing is verrassend simpel, maar vraagt lef: wees vooraf glashelder over twee dingen.

1. De spelregels: hoe wordt dit besluit genomen?

Mensen kunnen veel hebben, ook een besluit dat ze niet leuk vinden, als het proces eerlijk en helder is. Dus: benoem het besluitproces expliciet.

Beantwoord van tevoren: op wat voor manier gaat er tot een besluit worden gekomen?

• Leider beslist: ga jij beslissen omdat er bijvoorbeeld crisis is? Let op: een crisis duurt maximaal twee weken.
• Leider beslist mét input: ga jij beslissen, maar neem je de input mee van anderen die een inhoudelijk perspectief hebben op de zaak? Dit noem ik ook wel een kampvuurgesprek.
• Gedragen besluit: wil je echt een gedragen besluit vormen, waarin je gaat voor een verrijkte meerderheid? Dit noem ik ook wel diep democratisch.

Kortom: hoe ga jij tot een besluit komen? Kies bewust en communiceer dit van tevoren.

2. Het speelveld: waarover mogen mensen meedenken en waarover niet?

Meepraten werkt alleen als er echte beïnvloedingsruimte is én als helder is waarover men wel en niet mee kan praten. Grijze gebieden en verwarrende discussies, ik zie ze zo vaak, hadden telkens voorkomen kunnen worden wanneer de leider van tevoren zelf had nagedacht over de kaders van het speelveld én deze van tevoren duidelijk had gecommuniceerd. En wanneer de leider tijdens het gesprek steeds kan aangeven wanneer iets buiten het speelveld valt.

Maak daarom het speelveld concreet: waarover kan men meepraten en wat staat vast?

• Wat ligt vast, en waarom?
• Waar is er keuzevrijheid?
• Welke randvoorwaarden zijn niet-onderhandelbaar, zoals tijd, budget, wetgeving of strategie, en waarom?
• Over welke onderdelen wil je specifiek input?

Praktische voorbeeldzinnen die je morgen kunt gebruiken

• “Het besluit dat we dit gaan doen staat vast. Waar ik jullie input voor vraag, wetende dat dit is wat er gaat gebeuren: wat hebben jullie nodig om dit voor jullie op een goede manier te laten gebeuren of uit te kunnen voeren?”
• “Ik neem het besluit. Maar ik heb niet alle perspectieven in mij die ik, denk ik, nodig heb om hier een wijs besluit over te kunnen nemen. Dus ik hoor heel graag zoveel mogelijk perspectieven, die ik mee kan nemen om tot een wijzer besluit te komen.”
• “Over X en Y is geen keuze. Over A, B en C is er wél ruimte. Daar wil ik graag jullie ideeën en zorgen bij horen.”
• “Als je input geeft: dit is hoe ik terugkoppel wat ik ermee heb gedaan.”

Reflectievraag

Waar vraag ik nu ‘input’, terwijl ik eigenlijk ‘acceptatie’ bedoel? En wat zou er gebeuren als ik dat gewoon eerlijk zeg?