BlogsDigitale samenwerking is niet wat je nu denkt dat het is
Digitale samenwerking is niet wat je nu denkt dat het is
Digitale samenwerking gaat verder dan online vergaderen en e-mails sturen. Ontdek hoe tijd en ruimte nieuwe kansen bieden voor bedrijven en hoe een strategische aanpak, ondersteund door communities, onboarding en technologie, succes garandeert in de moderne werkwereld.
Digitale samenwerking is niet wat je nu denkt dat het is
Langzaam maar zeker groeien we naar twee dimensies die elkaar versterken. We werken offline, en steeds vaker doen we dat online. Zoals gezegd versterken ze elkaar, wat niet betekent dat ze hetzelfde zijn. De voordelen van offline wegen niet op tegen die van online, en omgekeerd. Wanneer we het over online samenwerken hebben, zijn er twee fundamentele dimensies die anders zijn: tijd en ruimte.
De impact van tijd en ruimte in online samenwerking
Het klinkt al bijna zo wetenschappelijk dat je nu al af zou kunnen haken, maar het gaat om twee simpele veranderingen met grote gevolgen. We kunnen werken wanneer we willen vanaf welke plek dan ook. Als er maar wifi is.
Samenwerken online: meer dan alleen vergaderen
Tot hier is alles helder toch? Maar er komt nog iets dat nog veel meer impact gaat krijgen op onze bedrijven. We kunnen samenwerken online. Nu zie ik je enigszins verbaasd kijken en afvragen of je verder wilt lezen. De kans is groot dat je nu denkt: Dat doen we toch al lang?
Dat doen we zeker al lang, maar online werken op dezelfde manier als offline is een gemiste kans. De digitale dimensie levert enorme voordelen wanneer ze op de juiste manier worden benut. Laat ik het anders zeggen: digitale samenwerking is niet de hele dag online meetings bijwonen om vervolgens elkaar mailtjes te sturen over wat we in die meetings hebben besproken.
De voorwaarden voor succesvolle digitale samenwerking
Zoals eerder gezegd, zijn tijd en locatie twee nieuwe dimensies met enorme voordelen. Maar omschakelen gaat niet vanzelf. Om slimmer digitaal samen te werken, moet je werken aan de mindset van je mensen, moet je sommige processen anders gaan inrichten en moet je de juiste technologie kiezen. In deze volgorde. En niet omgekeerd.
Digitale samenwerking werkt alleen wanneer deze voorwaarden er zijn. Dan pas kunnen we ervoor zorgen dat we op de juiste manier met elkaar online verbinden, want verbinding is vitaal voor digitale samenwerking.
Een case: succesvolle online onboarding
In mijn boek ‘Waar is je online kantoor?’ schrijf ik hier uitgebreid over, maar laat ik een case te belichten om uit te leggen welke voordelen je kan verwachten. Deze heb ik ook al eerder in Local Minds benoemd.
👉 Stel dat je een multinational bent en elk jaar wil je ongeveer 300 nieuwe medewerkers online onboarden in je bedrijf. Deze medewerkers werken uit 15 verschillende locaties en hebben bijna nooit de kans om elkaar te ontmoeten. Ga je dit oplossen door Teams-vergaderingen te plannen en mailtjes sturen als naslagwerk? Je kunt het proberen maar ik denk dat je het niet gaat halen. Het bewijs heb ik uit de praktijk.
De kracht van een online community in onboarding
Die aanpak heeft ervoor gezorgd dat het onboarding programma toen op sterven na dood lag. Met een nieuwe aanpak, die gebaseerd is op digitale samenwerking, hebben we in twee jaar het project omgebogen tot een van de sterkste referentiepunten voor het bedrijf. Dit bedrijf kent 50.000 man personeel en de 300 gekozen newbies behoren tot een van de divisies van het bedrijf. De gedachte is om het nu voor meerdere divisies te gaan doen.
Het hele onboarding proces hebben we ontworpen op de fundamenten van digitale samenwerking die ik in mijn boek beschrijf. We hebben ervoor gezorgd dat er een online kantoor ontstond (een online community) waar mensen elkaar tegenkomen, verbinding maken, van elkaar leren en waar ze leiding krijgen van ervaren community managers. In zeven maanden hebben we de nieuwe medewerkers versterkt om hun nieuwe uitdagingen aan te gaan. Wat een feest.
Mensen zijn de sleutel, niet de software
Uit het boek:
Om dit nog helderder te maken is het belangrijk te beseffen dat het niet de software maar de mensen zijn die nieuwe werknemers aan boord krijgen. Dus werkten we met een speciaal team in de onboarding community. In een tijdsboog van zeven maanden was het voor de deelnemers mogelijk anderen te ontmoeten, leerprogramma’s te volgen en de bedrijfscultuur beter te leren kennen. Ze konden zich inschrijven voor online cursussen om hun vaardigheden te versterken en deelnemen aan online evenementen om zich voor te bereiden op hun nieuwe carrière. Ons team van human resource- en communityspecialisten werkte op afstand, aangezien het ene project bestemd was voor medewerkers verspreid over vijftien locaties.
Het belang van verbinding in digitale samenwerking
Uit de ervaringen van de vorige jaren bleek dus dat er weinig commitment was van de kandidaten. Ze kregen het gevoel dat ze in een black box terecht waren gekomen, waar niemand contact had met elkaar. Ze konden zeker makkelijk bij al het lesmateriaal dat keurig in een online repository was geplaatst, maar velen hadden de energie en het plezier niet om het lesmateriaal zelfstandig op te pakken. Laat staan om hun ervaringen te delen met hun collega’s.
Het gebrek aan verbinding is dus de sleutel. Wanneer die er niet is, dan kun je het schudden.
Een community bouwen: de basis voor verbinding
Om mensen mee te krijgen in een online proces, of het een onboarding is, of een project, of het ontwikkelen van een nieuw product, moet er een online ruimte zijn waar we die verbinding voelen. In ons geval hebben we een onboarding community gebouwd waar alle onderdelen van het proces in zijn opgenomen. Zie deze community als een LinkedIn-omgeving maar speciaal gemaakt voor de onboarding. Dat is het online kantoor.
Het belang van een fysieke kick-off
Vervolgens hebben we een fysieke kick-off meeting georganiseerd. Alle 300 mensen op dezelfde plek op hetzelfde moment. Dit moment is essentieel voor het werken aan vertrouwen. Een online project werkt veel beter wanneer bij de start mensen elkaar kunnen ontmoeten.
Het online programma
Na die meeting is het online programma gestart dat zich helemaal heeft afgespeeld in de community. Alle collega’s zijn daar ontvangen door drie community managers die gedurende zeven maanden hebben meegenomen in een programmering die zich in de community afspeelde.
Nu het project is afgesloten en we genoeg feedback hebben gekregen, kunnen we ons voorbereiden op het volgende jaar.
Digitale samenwerking inzetten voor andere uitdagingen
Dit is een voorbeeld van hoe digitale samenwerking, dat iets weg heeft van een systeemverandering, makkelijk ingezet kan worden om een specifiek probleem op te lossen. In dit geval de onboarding van nieuwe collega’s. Maar dit kan ook voor andere uitdagingen. Denk aan het leiden van een project op afstand, of het ontwikkelen van een nieuw product, of het delen van specifieke kennis over de hele breedte van de organisatie.
Een challenge voor nieuwe medewerkers
In de zeven maanden onboarding, hebben 20 groepen van 15 man ook moeten werken aan een challenge, waar ze een idee moesten ontwikkelen, een abstract van het idee formuleren, een pitch maken in PowerPoint en een filmpje van een minuut produceren. Dit hebben ze allemaal gedaan, en op afstand. Hun werkplek was de onboarding community.
Digitale samenwerking: ambassadeurs voor de toekomst
Wat ik hiermee wil zeggen, is dat deze nieuwe collega’s nu de ambassadeurs zijn van een nieuwe vorm van digitale samenwerking die breder in de organisatie nog niet wordt gedragen. Zij zijn nu de personen die in hun team aangeven dat het anders kan. Simpelweg omdat ze het ervaren hebben!
De uitdaging van hybride werken
Elk middelgroot bedrijf, zeker wanneer het meerdere vestigingen heeft, kent deze uitdaging. Elke nieuwe medewerker, zeker de jongere generaties, ziet hybride werken als een van de voorwaarden om te willen werken. Niet alleen omdat ze zelf hun tijd beter kunnen indelen, maar omdat ze ook uit hun persoonlijk leven zien dat soms digitale samenwerking veel slimmer is. Dit blijkt ook uit een onderzoek van Michael Page.
Een leerproces dat nog doorgaat
Maar we zijn er nog niet. Het fenomeen is nieuw en we moeten nog veel leren. Het belangrijke is om vooral het fenomeen te herkennen en te erkennen. Dat is ook de eerste stap die ik bij bedrijven doe. Het geven van een Keynote aan de board (of breeder), om ervoor te zorgen dat het top-down draagvlak krijgt. De groei komt vervolgens bottom-up. En voor elk bedrijf is die groei verschillend.
De rol van de community manager
En dan nog een kleine verdieping over de community manager. De sleutelfiguur voor een community en voor digitale samenwerking. Deze persoon zorgt voor de olie in de machine. Is degene die verantwoordelijk is voor verbinding. De persoon die anderen helpt om problemen op te lossen en om antwoorden te geven. Hij of zij is expert in het laten ontstaan van energie en het overzicht te houden. Een goede community manager is ook degene die met alle data van de community weet wie achterblijft, wie inspireert, wie een zetje nodig heeft en wie extra aandacht moet krijgen door een opmerkelijke bijdrage.
Digital Leadership
De laatste tijd horen we ook steeds de term Digital Leadership vallen (Engels lijkt altijd meer impact te hebben). Mijn ervaring zegt dat de eigenschappen van een goede community manager enorm in de buurt komen van die van een digital leader. Weer een reden om je bestaande ‘leaders’ mee te nemen in deze nieuwe dimensie.
Lezingen
Het boek is de basis geweest voor het ontwikkelen van een drietal lezingen. De eerste gaat over het boek zelf, hoe we digitale samenwerking beter kunnen begrijpen en slimmer inrichten. De tweede over online onboarding. Daarin wordt de case belicht die ook in het boek is beschreven, oftewel het online onboarden van 300 medewerkers in 7 maanden. De derde gaat over hoe Artificial Intelligence slimmer wordt gevoed door het inzetten van een bedrijfscommunity.
Al met al lezingen die aansluiten op de strategische beslissingen die een bedrijf moet nemen om deze digitale transformatie slimmer aan te kunnen. De lezingen zijn via deze pagina te boeken.
Er zijn al veel boeken geschreven over verandering en het wegnemen van veranderweerstand. Dit boek (improviseren, voor de verandering) is daar één van, maar wel vanuit een originele invalshoek. Improvisatie-cabaretier Michel Verheijden laat zien hoe we veel kunnen leren van improvisatietechnieken uit het theater.
In zijn nieuwe boek ‘Goddelijke patronen’ onthult Roel Andringa-Boxum hoe onze drang naar patronen ons denken beïnvloedt. Een boeiende mix van wetenschap en religie die je kijk op de wereld zal veranderen. Lees hier alvast het eerste hoofdstuk en duik dieper in deze fascinerende wereld.
Wil je een inclusieve werkcultuur bevorderen waarin iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt? Ontdek in deze blog van Vivian Acquah hoe moedige gesprekken een krachtige tool zijn om diversiteit en gelijkwaardigheid écht te omarmen binnen jouw organisatie.
Wat als we je vertellen dat het mogelijk is om het vakantiegevoel vast te houden tijdens je werk? Als spreker en gedragspsycholoog met expertise in werkgeluk, duurzame inzetbaarheid en welzijn, deelt Mariska Fissette graag een aantal tips.
Gastvrijheid zit in de kleine details en zorgen voor memorabele momenten die klanten niet snel zullen vergeten. Gastvrijheid is daarom het geheime wapen van succesvolle organisaties. Laura de la Mar is expert op het gebied van gastvrijheid en gastvrij leiderschap en deelt in deze blog enkele relevante inzichten.
Deze zomer kunnen we weer volop genieten van de vele topprestaties die geleverd gaan worden tijdens de Olympische Spelen en daarna de Paralympische spelen. Ben je gefascineerd door de prestaties van Olympische atleten en wil je weten hoe zij hun doelen bereiken? Ontdek de inzichten van tien (oud-)Olympische helden die waardevolle lessen bieden voor het verwezenlijken van jullie ambities.
Leiderschap gaat niet alleen om kracht en kennis, maar vooral om kwetsbaarheid en liefde. Cor Hospes deelt in deze blog waarom echte leiders het lef hebben om hun menselijkheid te tonen en hoe dit bijdraagt aan een succesvolle, betrokken organisatie.
Ontdek in deze blog van Helmi van Doorn waarom bewustwording van vooroordelen cruciaal is. Je leert hoe stereotypen onze beslissingen beïnvloeden en hoe je ze kunt herkennen vóórdat je handelt. Ook biedt Helmi praktische tips om ze te verminderen. Haar boodschap: ga de confrontatie aan met je eigen vooroordelen en omarm je ware identiteit!
Deze maand hebben wij onze gloednieuwe wekelijkse video-podcast-serie, ‘De Spreker Podcast’ gelanceerd! We geloven dat leren ook leuk kan zijn, en dat is precies wat je kunt verwachten van ‘De Spreker Podcast’.
Rebellen staan er om bekend dat ze nogal eens buiten de lijntjes willen kleuren. Maar zij doen dit nooit zomaar, zegt innovator Simone van Neerven. De meeste rebellen hebben namelijk een sterk ontwikkeld moreel kompas en durven daar ook naar te handelen. Ze wijken niet van de regels af omdat ze dat willen, maar omdat ze voelen dat dat het juiste is om te doen.